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人員利用率,這是每一個呼叫中心都不得不關(guān)注的數(shù)字,他不僅可以體現(xiàn)員工的疲勞程度,也可以反應(yīng)現(xiàn)場話務(wù)的閑忙。
但對于人員利用率這個概念,不同的業(yè)務(wù)有著不同的計算方式。
語音類業(yè)務(wù),通常需要看通時與值班時長之比(即值班通時占比)來反映現(xiàn)場的忙閑和員工的疲勞;在線類型的業(yè)務(wù)則需要看工作時長與值班時長之比(即值班工作率);其他服務(wù)指標(biāo)為服務(wù)水平考核的業(yè)務(wù),更需求看的是通話、話后、空閑之和與值班時長之比(利用率)。
不同的業(yè)務(wù)使用不同的指標(biāo),但歸根到底還是我們想要知道員工在公司值班期間,用來工作的時長比例到底是太多了還是太少了。
既然要判斷實際達(dá)成的利用率過高還是過低,那我們就需要測算不同業(yè)務(wù)的人員利用率標(biāo)準(zhǔn)是多少,此時就涉及兩個問題:
1. 人員利用率的公式,應(yīng)該使用哪一個更為合適;
2. 測量業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)利用率需要注意哪些問題。
第一部分
首先,各種人員利用率公式都沒有錯誤,只不過各個業(yè)務(wù)需要反映的情況不同,所以才產(chǎn)生了不同的計算規(guī)則。本次我們以“值班通時占比”作為判斷人員利用高低的數(shù)值,即“通話時長/值班時長”。這是因為通話時長與其他時長相比有以下兩個特點:
01
每通電話的通話時長不會因員工的自主意愿延長或降低。也就是說,此通電話服務(wù),員工不被允許可以隨意掛斷電話縮減通話時長,也無法做到服務(wù)完畢后,隨意延長通話時長不掛機。如果想要增加通話時長就必須要多處理電話才可以做到;
02
通話時長代表員工在這段時間內(nèi)100%是在工作,這段時間內(nèi),員工不可能會有休息的情況發(fā)生。
正是因為以上兩點,通話時長所計算出的利用率,能夠更為準(zhǔn)確的代表員工工作的時長占比,故本次使用值班通時占比代表人員利用率進(jìn)行計算。
第二部分
既然我們可以確定了人員利用率的計算方式,那么接下來我們需要推演一下,人員利用率的計算公式。
因為:通話時長=接話量*平均ATT
由此可見,值班通時占比與CPH和ATT有關(guān)。即在單小時接話量一定的情況下,其他時長越短,單通時長就會越長,從而員工利用率越高;反之亦然,在單通用時一定的情況下,其他時長越短,單小時接話量就會越高,員工利用率也會越高。
這條信息可以幫助我們解決第二個問題:測量業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)利用率需要注意哪些問題。我們需要知道,單通時長(ATT)是一個較為穩(wěn)定的數(shù)字,在業(yè)務(wù)場景話術(shù)或客戶群體不發(fā)生變化的情況下,它很難在短時間內(nèi)發(fā)生巨大的變化,所以如果我們要求人員利用率提升的話,因為ATT是基本不發(fā)生變化,所以業(yè)務(wù)的單小時效能就會變得非常高,如果超過了業(yè)務(wù)上員工可以達(dá)成的上限,那么業(yè)務(wù)的服務(wù)指標(biāo)就必將會受到影響。
所以上述值班通時占比公式中,“CPH”需要通過服務(wù)指標(biāo)來確定可以達(dá)成多少,即我們以保障服務(wù)指標(biāo)為前提,計算出業(yè)務(wù)當(dāng)天需求的人數(shù)后,再推算這些人預(yù)計可以達(dá)成的最高CPH是多少。
這里,我們使用考核服務(wù)水平的業(yè)務(wù)來進(jìn)行測算需求人數(shù):
1. 根據(jù)一段周期業(yè)務(wù)的歷史數(shù)據(jù)達(dá)成,取得業(yè)務(wù)的平均AHT:353秒、ATT:323秒、小休率10%、流入量1545、排班耗損5%;
2. 根據(jù)業(yè)務(wù)的服務(wù)水平考核值30秒85%;
3. 使用Erlang-C公式計算得出該業(yè)務(wù)在保障服務(wù)水平達(dá)成的情況下,所需要使用的排班人數(shù)為36人;
即在保障服務(wù)指標(biāo)不受影響的情況下,業(yè)務(wù)所能達(dá)到的值班通時占比為48.09%。
需要注意:
此方法不適用于考核接通率的業(yè)務(wù)。方法的核心,是不使用CPH與ATT數(shù)據(jù),計算保障服務(wù)指標(biāo)的情況下所需要的人數(shù),再用排班人數(shù)轉(zhuǎn)化CPH(因為目標(biāo)ATT是無法計算的,服務(wù)指標(biāo)不與ATT掛鉤,所以只能計算目標(biāo)CPH)。
我們發(fā)現(xiàn),業(yè)務(wù)的ATT一旦發(fā)生變化,AHT也一定會發(fā)生變化,故CPH一定也會發(fā)生變化,且實際數(shù)據(jù)證明了CPH與ATT不具有相關(guān)性,所以此方法不可以鎖定值班通時占比,通過相關(guān)性求CPH與ATT兩個未知參數(shù);
同樣也不可以鎖定值班通時占比與其中一個參數(shù)求另一個參數(shù),這個方法雖然可以計算出一個參數(shù)的數(shù)據(jù),但非常有可能出現(xiàn)為了追求更高的值班通時占比,而計算出一個不切實際的CPH或ATT,員工根本無法達(dá)成。
計算方法邏輯中,已優(yōu)先考慮業(yè)務(wù)服務(wù)水平的情況下進(jìn)行人力排布,確保人力充足,服務(wù)水平達(dá)成不受到影響后,再考慮這些人最多每小時可以承接多少話量(即CPH值),當(dāng)然,會出現(xiàn)人員效能實際無法達(dá)成這么多情況,但這里計算的是一個值。最后再使用值班通時占比轉(zhuǎn)化后的公式,將CPH值與實際ATT數(shù)據(jù)帶入,取得業(yè)務(wù)值班通時占比數(shù)據(jù)。此處使用實際ATT值,是因為單通時長是非常難提升或者降低的,而CPH是可以通過業(yè)務(wù)線路的忙閑得到較大提升的,減少人數(shù)的排布可以讓現(xiàn)場話務(wù)更加緊張,有效提升CPH數(shù)據(jù),所以在計算過程中才會使用一個理論上的CPH。(來源:呼叫中心培訓(xùn)網(wǎng))
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