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客戶服務(wù)
客服如何學會說“不”
發(fā)布于:呼叫中心培訓網(wǎng)  點擊數(shù):3031  更新時間:2017年-04-14

遇到困境,放棄有時候確實比說不容易。先看一個例子:

26歲的小A在一家公司工作兩年后辭職了,因為實在太累了。

“為什么不拒絕超負荷的工作呢?”我問。

“我們團隊的工作量就那么大,沒辦法啊”她回答,“即使說了組長也不會同意的?!?/span>

“那有可能轉(zhuǎn)組嗎?”我繼續(xù)給她出主意。

“這不可能”她再次搖搖頭,“申請轉(zhuǎn)組會造成內(nèi)部矛盾,組長們都會對我有看法。”

“你都沒有試過就肯定不可能?并且,你認為辭職比申請減少工作量或者轉(zhuǎn)組更加容易,是嗎?”我不同意她的處理方式,但能體會她作為一個職場新人的壓力。



每個人在說“不”之前,都會對說“不”以后可能造成的結(jié)果進行預判:對方可能會生自己的氣,影響與自己的關(guān)系?這是否意味著沒能在別人需要幫助的時候給予幫助?是否意味著自己的工作能力不夠??

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你對于說“不”結(jié)果的預判是否正確?


因此,問題關(guān)鍵在于內(nèi)心的預測結(jié)果是不是準確的、客觀的。通常情況下,人們對自己不喜歡的后果預判往往是放大的,嚇得自己不敢說“不”。上面故事中的小A就是對說“不”的后果預判出現(xiàn)了偏差,將負面影響放大,因而不敢說“不”。


那么,在必須說“不”、敢于說“不”的時候,如何有技巧地說“不”,盡量減少摩擦呢?以下幾個小技巧供大家參考:


1

先說“是”,再說“不”

如果客戶或者上司剛剛把要求說出來,你就立刻說“不”,會令對方覺得你根本沒有經(jīng)過認真思考、沒有想辦法,只是想推卸責任。即使這件事情你已經(jīng)經(jīng)過一千次實踐證明不可行,他們也不會相信,只會斷定你在找借口。


這時的技巧是先說“是”,再說“不”。我想起以前托福考試培訓,老師傳授答題技巧時說:“當一方提出請求,另一方回答時說‘I like to’(我愿意)時,你不用聽完,直接選拒絕就對了?!?/span>


實際場景比如一個人問:“我能借用你的雨傘嗎?”另一個人說“我很樂意”,那么他的后半句一定是“但是,我一會兒也要用”。意思就是我不借給你。


同理,如果上司說“這個報告你下班前能給我嗎?”你可不能立馬兒說“哎呀,來不及啊”,要說“好的!”然后停頓幾秒鐘再說“如果下午趕這個報告,您讓我做的另一個報告就要推遲到明天再做了,可以嗎?”如果上司覺得兩個報告都重要、都不能拖,他自己就會去想辦法了。


這個先說“是”再說“不”的技巧不是教你陽奉陰違,而是先照顧到對方的情緒,再來處理問題。


2

讓對方自己說“不”

有時候,上司或者客戶會對執(zhí)行過程中的困難考慮不周,甚至覺得話一出口,事情就成了,讓具體做事情的人苦不堪言。這個時候,不要直接說“不”,也切忌籠統(tǒng)地說“有難度”,而要列出完成任務(wù)所需的具體資源、資金、時間和前提條件,讓老板了解究竟不可行在哪里,讓這個“不”字由老板自己說出來。


有時候,老板不是否決整個項目或者任務(wù),而是對其進行調(diào)整,讓它在現(xiàn)有情況下變得可行。在溝通過程中也要注意使用語言的藝術(shù),不要說“我們分析一下為什么不可行”,而要說“讓我們看看要完成這個任務(wù),需要獲得哪些資源”。簡而言之,就是要使用積極的、而不是消極的語言。


我也曾經(jīng)遇到過類似小Z的情況:一個有業(yè)務(wù)往來公司的市場部負責人,在我第一次拜訪后,當天發(fā)微信約我晚上去酒吧。“那家的調(diào)酒師獲得過國際大獎哦”他說。“好??!”我一口答應下來,然后問,“我?guī)€朋友行嗎?他對調(diào)酒很熱衷,有機會向大師請教一定很高興。”“哦,這樣啊,哈哈……”他打個哈哈,換了話題,喝酒的事不了了之。


再見面,我不提、他不問,什么都沒說破,彼此留有余地。


3

給出替代方案

在我的小說《穿著高跟鞋奔跑》中有這樣一個故事:大老板Ben調(diào)任女主人公Carrie去做社會化媒體總監(jiān),并給出“實現(xiàn)社會化媒體團隊的收入從目前公司總收入的12%提升至20%”的要求。


Carrie核算之下覺得壓力太大,就討價還價說“我承諾18%,外加兩個社會化媒體的白皮書,因為公司目前在這個領(lǐng)域的知名度不夠,相比短期利益,花時間提升知名度和打造口碑才是更重要的”。大老板對這個方案欣然接受。


從這個小故事中可以看出,抓住問題的關(guān)鍵、利益點,給出合理的建議,是代替說“不”的一種變通之道。


4

怎一個“拖”了得

我有個好朋友在一家公司的市場部工作,負責策劃和制作廣告宣傳片。她有一個頭疼的問題——對結(jié)果指手畫腳卻不承擔責任的人太多。她的應對方法是“對合理的好建議予以采納,對吃毛求疵或不切實際的建議就拖”。


“拖到什么時候呢?”我向她取經(jīng)。“拖到來不及唄。”她哈哈大笑,“我先把應該修改的、能修改的改完,然后問那些吹毛求疵或者不切實際者他們的建議到底是什么意思,請詳細解釋。這樣一來二去,討論來、討論去,就到了必須出片上線的時間了。“


“我在郵件里問‘修改還需要一周,但是明天就要出片了,怎么辦?’到了必須拍板兒做決定的時候,老板就發(fā)話不用再改了。”


不過提醒大家,這個拖的辦法不要經(jīng)常使用,如果一而再再而三使用,別人是會看得出來的,畢竟職場上,誰也不比誰傻十分鐘。這一招留到迫不得已再用吧。



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